有限会社閏月社 様

始めに、閏月社様について教えて下さい。

出版社勤務を経て、2005年に独立しました。初年度の売上は数百万円でしたが、8年目には3000万円を超えるに至っています。

現在、社員2人のほか、アルバイト・パートの方々にお手伝いしていただいています。主な仕事の内容は、出版社さんからの受注のお仕事で、ジャンルは人文・社会書が中心です。企画立案、編集、制作、組版、デザイン等、書籍作りに関することを広く承っています。

今回、ご依頼いただいた経緯を教えて下さい

起業してから、あらゆることを自分でこなしてきましたが、請求書の作成ということで自然とファイルメーカーを使いました。以前から、マッキントッシュを利用していたからです。入門書片手に、請求書がでるようなものを自分で作りました。実際は、素人が片手間に作ったもので、請求書を出すだけでも手数が必要だったんですが、そういうものと思って２年ほど使っていました。

ただ、あるとき知り合いの方から「これは、データベースになっていないから、根本的に作り直した方がいい」と教えてもらいました。なんでも、「データーがシリアルになっていない」といった指摘を受けたんです。その件をきっかけに今回、システムの作り直しということでお願いしました。

今回のご依頼は、これまで使われていたもののリニューアルだったんですね。

初めは、１から作り始めるのか、これまでのものをベースにした方がいいのか、専門家ではないのでわかりませんでした。柴山さんに、現状私が使っているデータベースをお預けして、それをもとに作り直してもらうことになりました。商品マスタ、顧客マスタ、それと伝票のファイルメーカーファイルをお預けしたんですが、１つのファイルで、３つのテーブルになって戻ってきまして、なるほどこういう風につくるものかと。

それから、弊社に打ち合わせに来ていただいて、１時間程度だったんですが、うまくまとまっていなかったり、まとめきれていないものをテンポよく整理していただいて、こちらから伝えたいことは、理解してもらえた安心感がありました。

どういったことをポイントに作り直しをお願いしましたか？

• 1）ステータス管理が容易になること
• 2）個別の単価・摘要が管理できること
• 3）これまでのデータが引き継げること

まず、１）に関してですが出版業というのは、受注から納品、請求、入金するまで、それぞれに期間がかかります。半年とか１年といった期間が掛かったりします。そうしますと、どの仕事がどういう状態なのか？を私の記憶を頼りにします。

初めの頃は、自分でなしえた仕事の請求書をだすことが楽しかったりもしたんですが、最近は仕事量が増えてきてそうもいきません。ですからなるべく、スタッフにお願いしたいんですが、自分が作ったファイルメーカーだとなかなか難しかったんです。

リニューアル後どのようになりましたか？

一覧画面と、ボタン１つで請求ステータスをだせるようになって、大変便利になりました。 ステータスの変化もそれぞれの日付だけをみるシンプルなスタイルで、個別に都合を付ける上でも楽で助かりました。 また、まだ使いこなしてはいないのですが、締日に対して一斉に請求書が出力出来るようになりまして、これもまた便利になりました。

次に、２）に関してですが、私どもは、いわゆる物販と違いまして役務・サービスを売っております。 そうしますと、同じ仕事なのに仕事や、お客様のたびに、単価が違うということはよくございます。 これまで、私の方で「単価マスタ」と「顧客別単価マスタ」を設けて対応していました。 ですが、お客様別の設定となると、正直私しかわからず、スタッフと共有できません。他にも、いろいろ手数が掛かって不便でした。

柴山さんと相談していた際に、現状の単価マスタ表を表形式にして送っていただいて、項目を精査したんです。単価項目が150近くありました。それを、選択用の分類数に分けたんですが90ぐらいあったんです。 柴山さんから「しばらく考えます」と連絡をいただいて土日開けの連絡で、「いっそ単価マスタ止めちゃいましょう」と連絡いただきました。

どうするつもりなのか？と思ってましたら、こんな形にしましたと、「単価分類マスタ」と「顧客別単価マスタ」の２つに姿を変えていました。

実際、その変更はどうでしたか？

メールで、「止める」話だったときは正直、よくわからなかったんですが、デモ版の動きをみせていただいて、なるほどと。 分類数も、90から15になって、選択がしやすくなりました。

また、伝票を作成するさいにお客様を選んでから作成するようになっているんですが、その際に、お客様別の単価を設定できるようになっていまして、スタッフとの共有もそこではかれるようにしてもらえました。

最後に、３）のデータ引き継ぎなんですが、最悪過去のデータは残しておけばいいので移さなくてもよかったんです。 せめて直近の請求書を出す分や、未請求分は取り込みたいと言いましたら、一部だけやるのも、全部やるのも変わりませんとのことで、全部データ移行していただきました。 なにぶん、元々私がつくったものがデータベースとして、シリアルがなかったり、伝票と明細が一つのテーブルになっているようなものですから、どうやるのかと思っていました。

柴山さん曰く、「実際、この移行が一番難しいかった」と伺っています。（笑）でも、最終的には、ずれなく移行いただけたので大変感謝しております。

最後に、スタートテーラーに対して講評をお願いします

データベースは使っているうちにまた注文が出て来るものだと思います。 スタートテーラーさんでしたら、何かあればすぐにご相談できる気軽さがあり、常に、一緒になって対応してもらえるので安心です。

最後に、德宮社長、貴重なお話をいただきまして、ありがとうございました。

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